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智慧會務管理軟件

系統概述：

智慧會務管理軟件是廣東保倫電子股份有限公司旗下軟件，是自主研發、設計的智能會議室管理系統，提供智能會議整體解決方案，滿足會前、會中、會后全流程智能化管控需求。



系統特征：

1.系統具有集中展示與用戶相關的會議附件文件。

2.系統支持集成郵件、短信及應用內通知功能。

3.系統具有會議組織者自定義參會者的報名信息字段，收集特定數據（如部門、職位、興趣點等）。

4.門口屏模版：系統具有匯總屏與門口屏的顯示模板配置，可自由編輯會議信息展示樣式，如會議主題、時間、參會人等。

5.系統支持管理員自定義會議室類型（如大小、設備配置）、設置開放時段（如工作日9:00-18:00），并可禁用特定會議室以進行維護或管理。

6.系統允許管理員靈活配置全局預約規則，包括預約間隔（如最小30分鐘）、允許預約的時間段、會議最短與最長時間限制，以及預約取消與會議結束的條件（如提前取消時限、自動結束規則）。

7.系統為管理員提供專屬權限，全面查看并管理所有會議預定詳細信息（包括當前和未來預定），支持取消預定、審核會議室預約情況（如審批狀態），并進行會議進行中管理（如實時監控、強制結束），確保會議室資源合理分配、統一調配，并強化資源使用透明度。

8.系統提供會議次數、平均時長、時長趨勢等關鍵指標的統計圖表。

9.可創建會后任務，指派人員處理，跟蹤完成進度。

10.軟件無需額外部署服務器，支持直接安裝在windows操作系統中，實現會議預約、會議文件上傳、會議信息同步至門口屏、聯動門口屏實現APP掃碼簽到、會后任務跟蹤等功能。

系統功能：


1.智慧會務管理軟件具有集中展示與用戶相關的所有待辦會議及任務，區分待進行與進行中狀態，支持一鍵跳轉至詳情頁，快捷查看待辦事項防止遺漏。

2.具有會議預約系統，支持PC網頁預定，系統具有直觀的日歷視圖展示會議室預定情況，支持實時查看會議室當前狀態、是否占用、占用人等信息，預定時間線及類型篩選，也可根據空間層級、可容納人數等多種方式進行篩選，并支持切換視圖查看更全面的會議安排。

3.具有會議材料管理功能，支持多種格式文檔（包括rar、zip、xls、xlsx、docx、ppt、pdf、jpg）在Web端提前上傳,支持下載文件進行預覽及刪除文件。

4.支持議題管理功能，可創建議題，選擇組織架構人員、上傳議題文件、議題內容，創建議題后由管理員審批是否通過；支持查看議題狀態，包括全部、未排會/已排會、查看議題參與人員；門口屏支持會議狀態顯示（包括空閑、會議即將開始、開會中），同時提供多種簽到方式（包括密碼、IC卡、二維碼）。

5.系統具有后臺定義會議服務項目及服務人員，創建會議時可勾選所需服務。

6.系統具有管理員可自定義輸入會議室坐席布局，自動或手動為參會者分配座位，優化空間利用與參會體驗。

7.系統支持通過分享會議鏈接或APP掃碼（手機需要與電腦處于同一網絡下），外部參與者可快速報名參會并實現電子簽到。

8.系統具有用戶自定義會議模板，包括會議主題、議程模板等，。

9.系統具有會議室預定和會議創建的審批流程。


場景應用

智慧會務管理軟件主要應用于各種企業、行政事業單位等的全流程會議場景。

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